Een goede boekhouding is de basis van elk bedrijf, groot of klein. Toch weten veel ondernemers niet precies wat het inhoudt of waar ze moeten beginnen. Dat is begrijpelijk, want de financiële administratie kan ingewikkeld lijken. In werkelijkheid is het een stuk overzichtelijker dan je denkt, zeker als je weet hoe de onderdelen in elkaar passen. Deze blog legt het stap voor stap uit.
Wat een financiële administratie precies inhoudt
Boekhouden betekent in de basis dat je alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf bijhoudt. Elke factuur die je verstuurt, elke rekening die je betaalt en elk bonnetje dat je ontvangt, hoort thuis in je administratie. Door dit bij te houden weet je op elk moment hoe je bedrijf er financieel voor staat. Je ziet wat er binnenkomt, wat er uitgaat en wat er overblijft. Dat geeft niet alleen overzicht, het is ook verplicht. De Belastingdienst schrijft voor dat ondernemers hun administratie zeven jaar bewaren. Wie dat niet doet, riskeert boetes of problemen bij een controle.
De onderdelen van een volledige administratie
Een complete bedrijfsadministratie bestaat uit meerdere onderdelen die samen een volledig beeld geven van de financiële situatie. Het inkoopboek bevat alle facturen die je zelf ontvangt van leveranciers. Het verkoopboek bevat de facturen die je naar klanten stuurt. Daarnaast is er het kasboek, waarin alle contante betalingen worden bijgehouden. Elk kwartaal lever je ook een btw-aangifte in bij de Belastingdienst. Hiervoor gebruik je de gegevens uit je administratie om te berekenen hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel je zelf hebt betaald. Het verschil betaal je af of krijg je terug. Aan het einde van het boekjaar stel je een balans op. Dat is een overzicht van alles wat je bedrijf bezit en alles wat het schuldig is. Samen met de winst en verliesrekening laat de balans zien hoe het bedrijf er echt voor staat.
Zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder
Veel zelfstandigen doen hun administratie in het begin zelf, vaak met behulp van boekhoudprogramma’s. Die programma’s maken het eenvoudiger om facturen te maken, btw te berekenen en aangifte te doen. Bekende voorbeelden zijn programma’s waarbij je bonnetjes kunt inscannen en waarbij de cijfers automatisch worden verwerkt. Naarmate een bedrijf groeit, wordt de financiële administratie uitgebreider en tijdrovender. Op dat moment kiezen veel ondernemers ervoor om een boekhouder in te schakelen. Een boekhouder neemt het werk uit handen, signaleert fouten en zorgt dat aangifte op tijd wordt gedaan. Dat kost geld, maar het bespaart ook veel tijd en voorkomt dure vergissingen. Welke keuze het beste past, hangt af van de omvang van het bedrijf, de beschikbare tijd en het gevoel bij cijfers.
Veelgemaakte fouten in de administratie
Eén van de meest voorkomende fouten is het niet bewaren van bonnetjes en facturen. Veel ondernemers gooien kleine aankopen weg zonder na te denken, maar ook kleine uitgaven mogen worden opgevoerd als zakelijke kosten. Dat verlaagt de winst en daarmee de belasting die je betaalt. Een andere veelgemaakte fout is het door elkaar halen van privé en zakelijk. Wie zijn zakelijke rekening ook voor privéaankopen gebruikt, maakt het zichzelf moeilijk. Het is verstandig om die twee altijd gescheiden te houden. Tot slot wachten veel ondernemers te lang met het bijwerken van hun administratie. Een stapel ongeopende enveloppen aan het einde van het kwartaal kost meer tijd dan alles wekelijks netjes bijhouden. Door structuur aan te brengen en vaste momenten in te plannen, blijft de financiële administratie beheersbaar.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun administratie zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerend goed geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Dit geldt voor zowel digitale als papieren documenten.
Moet ik als zzp’er ook btw-aangifte doen?
De meeste zzp’ers zijn btw-plichtig en doen elk kwartaal aangifte. Er zijn uitzonderingen, zoals ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling. In dat geval hoef je onder bepaalde voorwaarden geen btw te berekenen en ook geen aangifte te doen.
Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Een boekhouder verwerkt de dagelijkse financiële administratie en verzorgt aangiften. Een accountant heeft een hogere opleiding en mag ook officiële verklaringen afgeven over de cijfers van een bedrijf, zoals een jaarrekening die wettelijk verplicht is voor grotere bedrijven.
Kan ik mijn administratie volledig digitaal bijhouden?
Ja, dat mag. De Belastingdienst accepteert digitale administratie, mits de gegevens goed bewaard blijven en makkelijk op te vragen zijn bij een controle. Veel boekhoudprogramma’s zijn speciaal ontworpen voor digitaal werken en voldoen aan de wettelijke eisen.
