Boven gloeiend enthousiast je eigen zaak starten, maar daarna verzanden in bonnetjes, facturen en btw-aangiftes? Als zzp’er of eigenaar van een eenmanszaak is de administratie vaak het minst leuke onderdeel van het werk. Gelukkig maakt online boekhouden het een stuk eenvoudiger: je regelt alles digitaal, vanuit je browser of via een app, zonder stapels papier of dure accountants.
Wat houdt de boekhouding van een eenmanszaak in?
Als eigenaar van een eenmanszaak ben je verplicht om een administratie bij te houden. Dat betekent dat je alle inkomsten en uitgaven registreert, facturen verstuurt en bewaart, en periodiek aangifte doet bij de Belastingdienst. Voor de meeste eenmanszaken gaat het om de volgende vaste onderdelen:
- Facturen opstellen en versturen naar klanten
- Inkomende facturen en bonnetjes bewaren
- Inkomsten en uitgaven bijhouden in een overzicht
- Btw-aangifte doen (meestal per kwartaal)
- Inkomstenbelasting aangeven via de jaarlijkse aangifte
Wanneer je aan het urencriterium voldoet en zelfstandigenaftrek wilt toepassen, moet je ook je gewerkte uren bijhouden. Dit is een specifiek onderdeel van de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers.
Zelf doen of uitbesteden?
Een eenmanszaak heeft twee opties: de boekhouding zelf doen met een boekhoudprogramma, of uitbesteden aan een online boekhouder. Welke keuze het beste past, hangt af van hoe complex je administratie is en hoeveel tijd je erin wilt steken.
Zelf online boekhouden is geschikt als je een relatief eenvoudige administratie hebt, zoals een zzp’er met een paar klanten en weinig inkopen. Een goed programma begeleidt je stap voor stap en doet veel automatisch, zoals het berekenen van btw of het herkennen van transacties via een bankkoppeling.
Uitbesteden aan een online boekhouder scheelt tijd en geeft zekerheid, maar brengt vaste maandelijkse kosten met zich mee. Je stuurt je bonnetjes en facturen digitaal in, en de boekhouder verwerkt alles en doet aangifte namens jou. Dit is handig als je weinig affiniteit hebt met cijfers of als je administratie groeit.
Wat doet een online boekhoudprogramma voor je?
Een online boekhoudprogramma voor een eenmanszaak neemt veel terugkerende taken over. De meeste programma’s die gericht zijn op zzp’ers bieden standaard de volgende functies:
- Facturen maken en versturen, ook via een mobiele app
- Automatisch importeren van banktransacties
- Btw berekenen en aangifte voorbereiden
- Overzicht van openstaande facturen
- Koppeling met de Belastingdienst voor digitale aangifte
- Kilometerregistratie en urenregistratie
Doordat alles in de cloud staat, heb je overal toegang tot je administratie. Je hoeft geen bestanden op te slaan of te back-uppen: dat regelt het programma automatisch.
Waar let je op bij het kiezen van een programma?
Niet elk boekhoudprogramma is hetzelfde. Voor een eenmanszaak zijn dit de belangrijkste punten om op te letten:
- Is het programma speciaal gemaakt voor zzp’ers of eenmanszaken? Uitgebreide programma’s voor grotere bedrijven zijn vaak onnodig ingewikkeld.
- Is er een mobiele app, zodat je facturen onderweg kunt versturen en bonnetjes kunt inscannen?
- Heeft het programma een koppeling met jouw bank, zodat transacties automatisch binnenkomen?
- Zijn btw-aangifte en inkomstenbelasting inbegrepen of kosten die extra?
- Wat zijn de maandelijkse kosten? Die lopen sterk uiteen per aanbieder.
- Is er goede klantenservice of online hulp als je ergens niet uitkomt?
Stap voor stap beginnen met online boekhouden
Ben je net gestart met je eenmanszaak of wil je overstappen naar een online systeem? Volg dan deze stappen om je administratie goed op te zetten:
- Kies een boekhoudprogramma dat past bij jouw type werk en het aantal transacties per maand.
- Maak een zakelijke bankrekening aan en koppel die aan je boekhoudprogramma.
- Stel je factuursjabloon in met je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-nummer.
- Voer je openstaande facturen en eventuele beginbalans in als je overstapt vanuit een ander systeem.
- Zet een vaste routine: verwerk bonnetjes en facturen wekelijks, niet pas vlak voor de aangifte.
- Doe je btw-aangifte op tijd, meestal elk kwartaal vóór de deadline van de Belastingdienst.
Zelf blijven boekhouden of toch hulp inschakelen?
Online boekhouden als eenmanszaak is goed te doen als je er een vaste gewoonte van maakt. Houd je administratie wekelijks bij, dan kost het je maar een paar minuten per dag. Loopt de complexiteit op, doordat je meer personeel inhuurt, internationaal werkt of te maken krijgt met investeringen, dan is het slim om een online boekhouder in te schakelen die met je meedenkt. Zo houd jij tijd over voor het werk waar je goed in bent.
Veelgestelde vragen
Moet ik als eenmanszaak btw afdragen?
De meeste eenmanszaken zijn btw-plichtig en moeten periodiek, meestal per kwartaal, btw-aangifte doen bij de Belastingdienst. Er zijn uitzonderingen, zoals ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Met de KOR hoef je geen btw te berekenen en af te dragen, maar je kunt dan ook geen btw terugvragen op inkopen.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Als eigenaar van een eenmanszaak ben je verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. Dat geldt voor facturen, bonnetjes, bankafschriften en andere zakelijke documenten. Bewaar je alles digitaal, dan voldoet dat ook aan de bewaarplicht, zolang de bestanden leesbaar en raadpleegbaar blijven.
Wat is het urencriterium en waarom is het belangrijk?
Het urencriterium houdt in dat je minimaal 1.225 uur per jaar in je onderneming moet werken om recht te hebben op bepaalde belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek. Als je dat bijhoudt in je boekhoudprogramma, heb je aan het einde van het jaar direct bewijs dat je aan de eis voldoet.
Kan ik ook boekhouden via mijn telefoon?
Veel boekhoudprogramma’s voor eenmanszaken hebben een app waarmee je facturen verstuurt, bonnetjes inscant en je saldo bekijkt. Dat maakt het makkelijker om je administratie direct bij te houden, zonder dat je achter een computer hoeft te zitten.
