Boekhouding is het systematisch bijhouden van alle inkomsten en uitgaven van een onderneming. Het geeft je als ondernemer een helder beeld van de financiële stand van zaken, zodat je weet waar je staat en goede beslissingen kunt nemen. Wat is boekhouding precies, hoe werkt het en wat heb je er als ondernemer aan? Dat lees je hieronder.
Wat houdt een boekhouding precies in?
Een boekhouding is de volledige financiële administratie van een bedrijf. Je legt daarin vast wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Denk aan verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften en bonnetjes. Al die financiële gegevens worden geordend bijgehouden, zodat je op elk moment kunt zien hoe je bedrijf er financieel voor staat.
Boekhouden is de handeling: het verwerken van al die gegevens. De boekhouding is het resultaat: het geheel aan overzichten en records dat daardoor ontstaat.
Waarom is een boekhouding verplicht?
In Nederland zijn ondernemers wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. De Belastingdienst kan vragen om inzage in je boekhouding, bijvoorbeeld bij een controle. Op basis van je boekhouding bereken je hoeveel btw je moet afdragen en hoeveel belasting je betaalt over je winst. Zonder goede boekhouding kun je die berekeningen niet correct maken en riskeer je boetes of naheffingen.
Ook als je een lening wilt aanvragen of investeerders wilt aantrekken, verwachten banken en investeerders altijd een actueel financieel overzicht. Je boekhouding levert dat.
Wat leg je allemaal vast in een boekhouding?
Een volledige boekhouding bevat meer dan alleen een lijstje van inkomsten en uitgaven. Dit zijn de meest voorkomende onderdelen:
- Verkoopfacturen: de facturen die jij stuurt aan klanten.
- Inkoopfacturen: de facturen die je ontvangt van leveranciers en andere partijen.
- Bankafschriften: alle betalingen en ontvangsten via je zakelijke rekening.
- Kasboek: als je ook contant geld ontvangt of uitgeeft, houd je dat apart bij.
- Btw-administratie: een overzicht van de btw die je hebt ontvangen en betaald, voor de btw-aangifte.
- Balans: een overzicht van wat je bezit en wat je schuldig bent op een bepaald moment.
- Winst- en verliesrekening: een overzicht van je omzet, kosten en winst over een bepaalde periode.
Enkelvoudige of dubbele boekhouding: wat is het verschil?
Er zijn twee manieren om een boekhouding bij te houden. Bij een enkelvoudige boekhouding noteer je elke transactie één keer, vergelijkbaar met een kasboek. Dit is eenvoudig, maar geeft minder inzicht. Kleine ondernemers en zzp’ers gebruiken soms deze methode.
Bij een dubbele boekhouding boek je elke transactie op twee plaatsen: een debet- en een creditkant. Hierdoor kloppen de boeken altijd en heb je automatisch een balans en een winst- en verliesrekening. De meeste bedrijven werken met deze methode, omdat die een veel completer beeld geeft van de financiële situatie.
Zelf doen of uitbesteden?
Als ondernemer kun je de boekhouding zelf bijhouden of uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Wat het beste past, hangt af van de omvang van je bedrijf, je eigen kennis en hoeveel tijd je erin wilt steken.
Veel ondernemers kiezen voor een combinatie: ze verwerken zelf hun facturen en bonnetjes in een boekhoudprogramma, en laten een boekhouder de aangifte en eindcontrole doen. Online boekhoudprogramma’s maken het eenvoudiger om je administratie bij te houden, ook als je geen boekhoudkundige achtergrond hebt.
Besteed je alles uit? Dan bespaart dat tijd, maar het kost geld. Doe je alles zelf? Dan heb je meer controle, maar je moet wel weten wat je doet. Zeker bij een vennootschap of een groeiend bedrijf is professionele hulp aan te raden.
Zo houd je je boekhouding overzichtelijk
Een goede boekhouding begint bij goede gewoonten. Deze aanpak helpt je op weg:
- Bewaar alle bonnetjes en facturen direct, liefst digitaal.
- Verwerk je administratie regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Wacht niet tot het kwartaal voorbij is.
- Gebruik een aparte zakelijke bankrekening, zodat privé en zakelijk gescheiden blijven.
- Houd je btw-aangifte bij: noteer telkens hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald.
- Maak op vaste momenten een overzicht van je openstaande facturen, zodat je tijdig aanmaant.
- Controleer je bankafschriften regelmatig op fouten of onbekende afschrijvingen.
Een goede boekhouding geeft je rust
Boekhouden voelt voor veel ondernemers als een verplicht nummertje, maar een goed bijgehouden boekhouding geeft je inzicht en rust. Je weet wat er binnenkomt, wat er uitgaat en of je bedrijf winstgevend is. Je bent klaar voor de belastingaangifte en je hebt altijd actuele cijfers bij de hand als je een beslissing moet nemen. Dat is de echte waarde van een goede boekhouding.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen boekhouden en een boekhouding?
Boekhouden is de handeling: het verwerken van facturen, bankafschriften en andere financiële gegevens. Een boekhouding is het resultaat van dat werk, namelijk het geheel aan financiële overzichten en records van een onderneming.
Ben ik als zzp’er ook verplicht om een boekhouding bij te houden?
Ja, ook als zzp’er ben je verplicht om een administratie bij te houden. De Belastingdienst kan je vragen om inzage. Op basis van je boekhouding doe je btw-aangifte en geef je je winst op voor de inkomstenbelasting.
Hoe lang moet ik mijn boekhouding bewaren?
De wettelijke bewaartermijn voor de meeste boekhoudkundige gegevens is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar. Bewaar je administratie bij voorkeur digitaal en maak regelmatig een back-up.
Kan ik mijn boekhouding zelf doen zonder boekhoudkundige kennis?
Dat is mogelijk, zeker met een modern boekhoudprogramma dat veel stappen automatiseert. Voor eenvoudige situaties, zoals een zzp’er met een beperkt aantal facturen, is zelf boekhouden goed te doen. Heb je een groter bedrijf, personeel of complexe constructies, dan is een boekhouder of accountant inschakelen verstandig.
