Cloud accounting verandert de manier waarop ondernemers hun boekhouding bijhouden. In plaats van met mappen vol bonnetjes en een losse spreadsheet op je computer, sla je alles op via internet. Je hoeft geen software te installeren en je hebt geen grote map met papieren nodig. Alles staat online, bereikbaar vanaf je laptop, tablet of telefoon. Dat klinkt eenvoudig, en dat is het ook. Toch weten veel mensen nog niet precies wat dit inhoudt of wat je ermee kunt doen.
Wat online boekhouden precies betekent
Bij traditioneel boekhouden werk je met een programma op één computer, of zelfs met papier. Bij boekhouden via de cloud sla je alle gegevens op op externe servers, via het internet. Een leverancier beheert die servers voor jou. Je logt in met een wachtwoord en ziet direct je financiële overzicht. Grote namen in Nederland zijn bijvoorbeeld Exact Online, Moneybird en Twinfield. Deze programma’s zijn speciaal gemaakt voor ondernemers die zelf hun administratie willen bijhouden, zoals zzp’ers en eigenaren van een eenmanszaak. Ze bieden functies als facturen maken, btw-aangifte voorbereiden en bankafschriften inlezen. Het grote verschil met oudere software is dat je altijd de nieuwste versie gebruikt, zonder zelf iets te hoeven bijwerken.
De voordelen voor ondernemers op een rij
Stel dat je op een regenachtige maandagmorgen een factuur wil versturen, maar je bent niet thuis. Met een boekhoudprogramma in de cloud doe je dat gewoon via je telefoon, waar je ook bent. Dat is één van de grote pluspunten: toegang vanaf elk apparaat. Daarnaast werken veel programma’s samen met je zakelijke bankrekening. Transacties worden automatisch ingelezen en je hoeft ze alleen nog te controleren en in te delen. Dat scheelt veel tijd. Een ander voordeel is dat je gegevens veilig worden opgeslagen. Gaat je laptop stuk, dan verlies je niets. De meeste aanbieders maken bovendien automatisch back-ups. Tot slot werken steeds meer boekhoudpakketten samen met andere tools, zoals een webshop of een kassasysteem. Zo stroomt informatie automatisch door naar je boekhouding.
Waar je op let bij het kiezen van een programma
Niet elk boekhoudprogramma past bij elke ondernemer. Een freelancer met tien facturen per maand heeft andere behoeften dan een bedrijf met tien medewerkers en een voorraad. Het is slim om eerst na te denken over wat je echt nodig hebt. Wil je alleen facturen maken en je btw bijhouden? Dan is een eenvoudig en goedkoop pakket genoeg. Heb je ook salarisadministratie nodig of wil je samenwerken met een accountant? Dan kies je een uitgebreider pakket. Let ook op de prijs. De meeste aanbieders werken met een maandelijkse abonnementsprijs, variërend van ongeveer vijf euro tot meer dan veertig euro per maand. Probeer een gratis proefperiode uit als dat mogelijk is. Zo weet je zeker dat het programma bij je past voordat je betaalt. De Kamer van Koophandel raadt ook aan om te letten op of het programma werkt met PEPPOL, een systeem voor het veilig uitwisselen van facturen tussen bedrijven.
Veiligheid en privacy bij digitale boekhouding
Een vraag die veel ondernemers stellen is: hoe veilig is mijn financiële informatie in de cloud? Het is een begrijpelijke zorg, want je gegevens staan niet op je eigen computer maar bij een externe partij. Gelukkig zijn betrouwbare aanbieders verplicht om te voldoen aan strenge privacyregels, zoals de Europese privacywet AVG. Ze gebruiken versleuteling om je gegevens te beschermen, vergelijkbaar met de beveiliging van online bankieren. Toch is het verstandig om zelf ook een sterk wachtwoord te gebruiken en tweestapsverificatie in te schakelen. Daarmee voeg je een extra beveiligingslaag toe. Controleer ook waar de servers van de aanbieder staan. Servers binnen Europa vallen onder Europese wetgeving, wat extra bescherming biedt. Als je twijfelt, kun je de voorwaarden van de aanbieder lezen of een accountant om advies vragen.
Veelgestelde vragen
Is cloud accounting geschikt voor een zzp’er zonder boekhoudkennis?
Ja, de meeste boekhoudprogramma’s in de cloud zijn ontworpen voor mensen zonder boekhoudopleiding. Ze werken met duidelijke menu’s, automatische berekeningen en soms zelfs stappenplannen. Je hoeft geen vakjargon te kennen om een factuur te maken of je btw bij te houden.
Wat kost een boekhoudprogramma in de cloud gemiddeld?
De prijs van een online boekhoudprogramma ligt gemiddeld tussen de vijf en veertig euro per maand, afhankelijk van het pakket en de functies. Eenvoudige pakketten voor zzp’ers zijn goedkoper dan uitgebreide pakketten voor grotere bedrijven. Veel aanbieders bieden een gratis proefperiode van twee tot vier weken.
Kan mijn accountant ook inloggen in mijn boekhoudprogramma?
Bij de meeste programma’s is het mogelijk om een accountant of boekhouder toegang te geven tot je administratie. Je kunt dan samen in hetzelfde systeem werken, zonder bestanden heen en weer te sturen. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Wat is het verschil tussen een offline en een online boekhoudprogramma?
Een offline boekhoudprogramma installeer je eenmalig op één computer. Je gegevens staan lokaal opgeslagen en je hebt geen internet nodig om te werken. Een online programma werkt via de browser en slaat alles op in de cloud. Je hebt internet nodig, maar je kunt wel overal inloggen en je gegevens gaan niet verloren als je computer kapotgaat.
